경비 정산서 엑셀

경비 정산서, 지급할 금액이 갈리는 기준

이럴 때 써요

외근 중에 택시를 타고, 거래처와 커피를 마시고, 급하게 소모품을 사면서 개인 카드와 법인카드를 섞어 쓰는 일이 흔해요. 월말에 영수증 뭉치를 꺼내면 어떤 것은 이미 회사 돈으로 나갔고 어떤 것은 내가 돌려받아야 하는지 다시 가려야 하죠. 이 정산서는 영수증 한 장을 한 줄로 적을 때 결제 수단만 고르면 돌려받을 금액과 법인카드 사용액을 따로 계산해 줘서, 회계 담당자와 숫자를 맞추는 시간이 줄어요.

경비 정산 시스템이 따로 없는 작은 회사나 동아리, 학교 행정실에서 종이 결재용으로 쓰기 좋은 한 장짜리 서식이에요.

사용 방법

1단계작성자 정보와 결재란 정하기

1. 1① 성명은 서식의 작성자 칸과 맨 아래 청구인 서명 칸, 파일 이름에 함께 들어가요.
2. 2② 쉼표로 나눈 단계가 오른쪽 위 결재 칸이 돼요. 앞에서 다섯 개까지만 쓰이고, 비워 두면 결재란 없이 만들어져요.
3. 3③ 돌려받을 계좌는 선택이에요. 적으면 ‘지급 계좌’ 줄에 들어가요.

2단계정산서 받기

1. 4④ 시트 한 장에 머리·내역 25줄·합계·서명란이 차례로 들어 있어요.
2. 5⑤ ‘경비정산서_성명.xlsx’로 저장돼요. 인쇄 범위가 A4 한 장에 맞춰져 있고 눈금선은 꺼져 있어요.

합계 세 가지가 계산되는 기준

예를 들어 영수증 네 장을 이렇게 적었다고 해 볼게요.

이 네 줄이면 합계 110,300원, 지급할 금액 24,300원, 법인카드 사용액 86,000원이에요. 항목별 합계 표에는 교통비 12,300원, 주차·통행료 3,000원, 회의비 86,000원, 식대 9,000원이 각각 들어가요.

한 장 안의 배치

결재 칸은 오른쪽 끝 G열에 맞춰 단계 수만큼 왼쪽으로 늘어나요. 네 단계부터는 결재 칸이 B·C열까지 오기 때문에, 회사·소속·성명·정산 기간·지급 계좌 칸을 결재란 아래 5~9행으로 내려서 겹치지 않게 만들어요. 다섯 단계까지 그대로 쓸 수 있어요.

주의할 점

• 결제 수단을 비워 둔 줄은 ‘법인카드가 아님’으로 판단돼 지급할 금액에 더해져요. 법인카드 영수증이라면 꼭 골라 두세요.
• 항목 칸은 목록 밖 글자도 받지만, 그런 줄은 항목별 합계 표 어디에도 잡히지 않아요. 전체 합계와 항목별 합계의 합이 다르면 항목 이름부터 확인하세요.
• 내역은 25줄이에요. 줄을 늘리면 합계 수식의 범위도 함께 늘려야 새 줄이 더해져요. 영수증이 많으면 정산서를 두 장으로 나누는 편이 결재받기에도 편해요.
• 서식 문구와 결재 단계는 회사 규정 서식이 따로 있다면 그쪽을 우선하세요.

더 궁금한 점