품의서·지출결의서

품의서와 지출결의서, 언제 무엇을 쓰나

언제 쓰나요

작은 회사나 단체에서 노트북이나 비품을 사기 전에 대표나 팀장의 승인을 받아야 할 때 품의서를, 이미 돈을 쓰기로 정한 뒤 회계 담당에게 대금을 지급해 달라고 요청할 때 지출결의서를 써요. 전자결재 시스템이 없는 곳에서 결재란이 있는 종이 서류로 돌리거나, 시스템에 첨부할 PDF가 필요할 때도 같은 양식으로 만들 수 있어요.

사용 방법

1단계문서 종류와 결재란 정하기

1. 1① 품의서와 지출결의서 가운데 고르면 제목, 첫 항목 이름, 맺음 문장이 함께 바뀌어요.
2. 2② 결재 순서대로 ‘담당, 팀장, 이사, 대표’처럼 쉼표로 적어요. 적은 수만큼 오른쪽 위에 결재 칸이 생기고, 비우면 결재 칸 없이 제목만 남아요.

2단계사유와 품목 적기

1. 3③ 왜 필요한지, 무엇이 문제였는지를 두세 문장으로 적어요. 결재하는 사람이 이 칸만 읽고도 판단할 수 있게 쓰는 게 좋아요.
2. 4④ 품명·수량·단가·비고를 줄마다 적으면 금액(수량×단가)과 합계가 계산돼요. 비교 견적을 받았다면 비고에 업체 이름을 적어 두세요.

3단계미리보기 확인하고 받기

1. 5⑤ PDF로 받아 인쇄해 결재를 돌리거나 전자결재에 첨부해요.
2. 6⑥ 미리보기 윗부분 표의 ‘금 액’ 줄에 한글 금액과 숫자가 함께 들어갔는지 확인해요.

문서 종류에 따라 바뀌는 곳

나머지 구성(문서 번호, 기안일, 소속, 기안자, 제목, 금액, 세부 내역 표, 지급처, 지급 방법, 첨부)은 같아요. 같은 건을 품의서로 승인받고 나중에 지출결의서로 지급을 요청한다면, 문서 종류만 바꾸고 첫 항목 글을 지출 내용에 맞게 고쳐 다시 받으면 돼요.

금액이 적히는 방식

기본 품목(노트북 3대 × 1,250,000원, 파우치 3개 × 25,000원)이면 세부 내역 합계는 3,825,000원이고, 위쪽 금액 줄에는 ‘금 삼백팔십이만오천원정 (₩3,825,000)’으로 들어가요. 이 도구는 부가세를 따로 나누지 않고 수량×단가를 그대로 더해요. 단가가 부가세 포함인지 별도인지는 비고 칸에 적어 두면 결재자가 헷갈리지 않아요.

세부 내역 표는 품목이 적어도 6줄 높이로 그려지고 남는 줄은 빈칸이에요. 줄이 많아지면 표가 길어지면서 지급처와 맺음 문장이 아래로 밀려요.

사유 칸을 잘 쓰는 법

• 지금 무엇이 문제인지: ‘노트북 3대의 배터리 수명이 다해 업무가 자주 끊김’처럼 현재 상황을 먼저 적어요.
• 왜 이 방법인지: 수리 대신 교체를 고른 이유, 다른 업체와 비교한 결과가 있다면 한 줄 덧붙여요.
• 언제까지 필요한지: 지급 방법·예정일 칸과 함께 보면 결재자가 서둘러야 하는지 판단할 수 있어요.

결재 서류는 여러 사람이 짧은 시간에 읽고 승인하는 문서라, 숫자와 날짜가 분명할수록 되묻는 일이 줄어요.

주의할 점

• 문서 번호는 자동으로 매겨지지 않아요. 회사에서 쓰는 문서 번호 규칙(부서-연도-순번 등)대로 직접 적어요.
• 첨부 칸에는 ‘견적서 2부’, ‘영수증 1부’처럼 실제로 붙이는 서류와 부수를 적어요. 지출결의서에는 보통 영수증이나 세금계산서 사본을 함께 붙여요.
• 기안일은 처음에 오늘로 채워져 있어요. 미리 써 둔 서류라면 실제로 올리는 날로 바꿔요.

더 궁금한 점