거래명세서 만들기

거래명세서 한 장에 두 부가 들어가는 이유

언제 쓰나요

물건을 납품하거나 서비스를 마친 뒤 거래처에 ‘이날 이 품목을 이만큼 넘겼다’는 내역을 건넬 때 써요. 사무용품, 식자재, 부품처럼 자주 오가는 거래에서 납품할 때마다 한 장씩 주고받으면, 월말에 대금을 정산하거나 세금계산서를 발행할 때 맞춰 보는 기준이 돼요. 받는 쪽이 물건을 확인하고 인수자 칸에 서명해 주면 납품이 끝났다는 기록도 함께 남아요.

사용 방법

1단계거래일과 부가세 정하기

1. 1① 거래일자는 물건을 넘긴 날이에요. 문서 오른쪽 위에 한글 날짜로 들어가요.
2. 2② 단가에 부가세가 빠져 있으면 ‘별도’, 들어 있으면 ‘포함’, 면세 품목이면 ‘면세·간이’를 골라요.

2단계품목과 비고 넣기

1. 3③ 월/일, 품목, 규격, 수량, 단가를 줄마다 적으면 공급가액과 세액이 계산돼요. 월/일 칸은 처음에 오늘 날짜로 채워져 있어 여러 날 거래를 한 장에 모을 때 줄마다 바꿀 수 있어요. 공급받는자 상호는 문서에 ‘○○ 귀하’로 굵게 들어가요.
2. 4④ 비고에는 입금 계좌나 납품 조건처럼 두 부 모두에 남길 말을 한 줄로 적어요.

3단계파일 골라 받기

1. 5⑤ 엑셀 파일은 공급가액·세액·합계가 수식으로 들어 있고 품목 줄이 적어도 10줄이라, 받은 뒤 줄을 더 채워 써도 합계가 따라 바뀌어요.
2. 6⑥ 미리보기에서 위아래 두 부의 내용이 같은지, 가운데 자르는 선이 있는지 확인해요.

A4 한 장, 두 부

PDF 한 장의 위쪽 절반은 ‘공급받는자 보관용’, 아래쪽 절반은 ‘공급자 보관용’이에요. 가운데 148.5mm 높이에 점선과 ‘자르는 선’ 글자가 있어서, 인쇄한 뒤 반으로 잘라 위쪽은 거래처에 주고 아래쪽은 내가 보관하면 돼요. 두 부는 같은 내용이라 따로 두 번 쓰지 않아도 서로 같은 기록을 갖게 돼요.

세액은 품목 한 줄씩 따로 구해 원 단위에서 반올림하고, 그 값을 모두 합해 세액 합계를 내요. 기본 품목(복사용지 10×24,000원, 토너 2×65,000원, 볼펜 5×6,000원)으로 보면 이래요.

포함 방식은 줄마다 1.1로 나눠 반올림하기 때문에 공급가액 합계가 363,636원이 아니라 363,637원이 될 수 있어요.

견적서·거래명세서·세금계산서의 차이

거래명세서는 내역을 서로 확인하는 문서라 세금계산서를 대신하지 않아요. 같은 거래처와 여러 번 거래했다면 그동안의 거래명세서를 모아 합계를 맞춘 뒤 세금계산서를 발행하면 숫자가 어긋날 일이 줄어요.

주의할 점

• 한 부의 품목 표는 8줄이에요. 품목이 9개를 넘으면 마지막 줄 하나에 나머지를 묶어 공급가액과 세액을 더해 두니, 표의 ‘계’와 합계금액은 언제나 같아요.
• 직인 이미지는 공급자 표 오른쪽 위에 11mm 크기로 찍혀요. 본인 사업장의 도장만 쓰세요.
• 비고는 표 아래 한 줄로만 들어가요. 너무 길면 오른쪽 인수자 칸과 겹칠 수 있으니 짧게 적어요.

더 궁금한 점