발주서 만들기

발주서 합계가 계산되는 방식

언제 쓰나요

사무용품, 자재, 식자재처럼 정기적으로 사들이는 물건을 거래처에 주문할 때, 전화로 주문하고 나서 수량과 납기를 문서로 확인해 두고 싶을 때, 회사 안에서 구매 결재를 받은 뒤 공급처에 보낼 때 써요. 품목과 수량, 납기일, 납품 장소, 결제 조건이 한 장에 정리돼서, 납품이 들어왔을 때 주문한 것과 맞는지 대조하는 기준이 돼요.

사용 방법

1단계거래 정보 채우기

1. 1① 공급처는 물건을 보내 줄 거래처, 발주처는 우리 회사예요. 문서 위쪽에 두 회사 정보가 나란히 표로 들어가요.
2. 2② 납기일은 처음에 오늘부터 7일 뒤로 채워져 있어요. 거래처와 맞춘 날짜로 바꿔요.
3. 3③ 단가에 부가세가 빠져 있으면 ‘별도’, 이미 들어 있으면 ‘포함’, 면세 품목이면 ‘면세’를 골라요.

2단계품목 줄 채우기

1. 4④ 품명, 규격, 수량, 단위, 단가를 적으면 줄마다 금액(수량×단가)이 계산돼요. 품목이 더 있으면 표 아래 ‘추가’ 버튼으로 줄을 늘려요.
2. 5⑤ 공급가액, 부가세, 합계가 입력하는 동안 바로 바뀌어 보여요.

3단계미리보기 확인하고 받기

1. 6⑥ PDF로 받아 메일에 첨부하거나 인쇄해 결재를 받아요.
2. 7⑦ 미리보기 오른쪽 위 결재 칸과 맨 아래 발주 담당 서명 줄을 확인해요.

부가세 방식에 따른 합계

기본 품목 세 줄(복사용지 20박스×24,000원, 토너 4개×58,000원, 바인더 50개×2,500원)로 계산하면 이래요.

‘별도’는 품목 금액을 모두 더한 공급가액에 10%를 곱하고 원 단위 미만을 버려요. 견적서 도구처럼 줄마다 세액을 따로 반올림하지 않고 합계에서 한 번만 계산하는 방식이에요. ‘포함’은 단가에 이미 세금이 들어 있다고 보고 부가세 칸을 0으로 두며, 합계 줄 옆에 ‘부가세 포함가’라고 적어요. 공급가액과 세액을 나눠 적어야 하는 거래라면 ‘별도’로 바꾸고 단가를 세금 뺀 금액으로 넣으세요.

합계 금액은 맨 위 초록 띠에 ‘금 ○○원정 (₩…)’ 한글 금액으로도 크게 적혀요.

표와 서명란 모양

• 품목 표는 품목이 적어도 10줄 높이로 그려지고 남는 줄은 빈칸이에요. 손으로 품목을 더 적을 여지가 남아요.
• 결재란은 ‘담당, 팀장, 대표’처럼 쉼표로 적은 이름 수만큼 오른쪽 위에 칸이 생겨요. 비우면 결재 칸이 그려지지 않아요.
• 맨 아래 서명 줄에는 ‘발주 담당·연락처’ 칸의 앞 두 낱말이 들어가요. ‘구매팀 정하늘 02-123-4567’이라고 적으면 ‘구매팀 정하늘’까지만 서명 줄에 쓰여요.

주의할 점

• 공급처 담당자 칸에는 부서와 이름, 직함을 함께 적어 두면 메일을 받은 쪽에서 누가 처리할지 바로 알 수 있어요. 문서에서는 공급처 이름 아래 줄에 들어가요.
• 발주 번호는 자동으로 올라가지 않아요. 날짜와 순번을 섞어 직접 바꿔 주면 나중에 거래명세서·세금계산서와 대조하기 쉬워요.
• 요청 사항 칸에 검수 기준, 포장 방법, 불량 교환 조건처럼 납품 때 다툼이 생기기 쉬운 내용을 미리 적어 두세요.

더 궁금한 점