식자재 발주 목록

식자재 발주 목록, 발주 수량이 계산되는 방식

식자재 발주 목록은 언제 쓰나요

매일 마감 뒤 냉장고와 창고를 둘러보며 ‘내일 뭘 얼마나 시키지’를 머릿속으로 계산하고 있다면 이 도구가 그 계산을 대신해요. 거래처가 여러 곳이라 청과상회에는 전화로, 정육점에는 메신저로 따로 주문해야 할 때 특히 편해요. 발주를 직원에게 맡길 때도 기준이 엑셀에 적혀 있으니, 누가 세어도 같은 양을 시키게 돼요.

품목 목록은 한 번만 정리해 두면 되고, 그다음부터는 재고를 센 숫자만 적으면 돼요.

사용 방법

1단계품목 목록 붙여넣기

1. 1① ‘품목 | 거래처 | 단위 | 단가 | 적정 재고’ 꼴로 한 줄에 하나씩 적어요. 단가에 쉼표가 있어도 숫자로 읽고, 엑셀에서 다섯 열을 복사해 붙여넣으면 탭으로 나뉘어 그대로 들어가요.

2단계요약 확인하고 받기

1. 2② 품목이 몇 개, 거래처가 몇 곳인지와 거래처 이름이 나와요. 거래처 이름에 오타가 있으면 여기서 다른 곳으로 따로 잡히니 확인하세요.
2. 3③ 버튼을 누르면 발주 목록, 거래처별 합계, 거래처마다 한 장씩의 시트가 든 엑셀이 내려받아져요.

발주 수량 계산

발주 수량은 적정 재고에서 현재 재고를 뺀 값이고, 현재 재고가 더 많으면 0이에요. 특별한 날을 앞두고 더 시키거나 덜 시키고 싶다면 조정 수량 칸에 적어요. 조정 수량이 있으면 그 값이, 없으면 계산된 발주 수량이 최종 발주가 되고, 최종 발주에 단가를 곱해 발주 금액이 나와요.

최종 발주가 0보다 큰 줄만 노란 바탕이 돼요. 위 예시에서는 양파와 삼겹살 두 줄이 노랗게 칠해지고, 위쪽 요약에 발주 품목 2개, 예상 금액 188,000원이 나와요. 현재 재고를 비워 둔 줄은 발주 수량도 비어 있어서 아직 세지 않은 품목을 구분할 수 있어요.

적정 재고를 숫자로 잡아 보기

적정 재고는 ‘하루 쓰는 양 × 다음 납품까지 걸리는 날 + 여유분’으로 잡으면 출발점으로 충분해요. 두부를 하루 10모 쓰고 이틀에 한 번 받는다면 20모에 여유분을 더해 25~30모쯤이에요. 2주쯤 써 보면서 발주 금액 칸을 보면, 늘 0으로 나오는 품목은 적정 재고가 너무 높고, 매번 적정 재고만큼 시키는 품목은 너무 낮게 잡혔다는 신호예요. 그때마다 적정 재고 칸 숫자만 고치면 이후 계산이 모두 따라와요.

거래처 시트

거래처마다 이름을 딴 시트가 하나씩 생기고, 그 거래처 품목의 이름·단위·수량이 발주 목록을 그대로 따라가요. 수량 칸은 최종 발주가 0보다 클 때만 숫자가 보이고, 시킬 필요 없는 품목은 빈칸이에요. 맨 위 발주일은 발주 목록의 재고 확인일을 따라 바뀌어서, 시트를 캡처해 거래처에 보내면 그대로 주문서가 돼요.

주의할 점

• 나중에 더한 품목 — 발주 목록 아래 빈 줄에 품목을 더하면 계산은 되지만, 거래처 시트와 거래처별 합계의 거래처 목록에는 저절로 생기지 않아요. 품목이 많이 바뀌면 이 페이지에서 다시 만드세요.
• 시트 이름 — 엑셀 시트 이름에 쓸 수 없는 기호는 띄어쓰기로 바뀌고, 긴 거래처 이름은 앞 28글자만 써요.
• 단위 맞추기 — 적정 재고, 현재 재고, 단가는 모두 같은 단위로 적어야 해요. 단가가 kg당이면 재고도 kg으로 세세요.

더 궁금한 점