직원 출퇴근 기록부
종이 출근부 대신 엑셀로 남겨 두면 월말 급여 계산과 근로시간 확인이 쉬워요.
출퇴근 기록부, 시간이 계산되는 방식
출퇴근 기록부는 언제 쓰나요
직원이나 아르바이트생의 출퇴근 시각을 종이 출근부에 적다가 월말에 근무시간을 다시 더하느라 시간이 걸린다면 이 엑셀로 바꾸기 좋아요. 밤늦게까지 문을 여는 가게라 자정을 넘겨 퇴근하는 날이 있거나, 야간 근무 시간을 따로 확인해야 하는 경우에 특히 쓸모가 있어요.
출근·퇴근 시각만 적으면 근무시간, 연장, 야간, 지각이 줄마다 계산되고, 직원별 한 달 합계가 다른 시트에 저절로 모여요. 수당을 얼마 줘야 하는지는 계산하지 않으니, 금액 기준은 고용노동부 안내나 노무 전문가에게 확인하세요.
사용 방법
1단계달과 기준 정하기
- 1① 기록할 달을 골라요. 처음에는 이번 달이 들어가 있어요.
- 2② 기준 출근 시각을 정하면 그보다 늦은 출근에 ‘지각’이 표시돼요.
- 3③ 기본 휴게 시간을 분으로 적으면 미리 채우는 줄의 휴게 칸에 들어가요.
2단계직원 넣고 만들기
- 4④ 직원 이름을 한 줄에 한 명씩 적어요. 엑셀의 이름 칸에서 이 목록으로 고르게 되고, 30명까지 설정 시트에 들어가요.
- 5⑤ 체크해 두면 그달의 평일마다 직원별 줄이 날짜와 이름, 기본 휴게까지 채워진 채로 만들어져요. 토·일요일과 공휴일은 건너뛰어요.
- 6⑥ 버튼을 누르면 출퇴근기록, 월집계, 설정 세 시트가 든 엑셀이 내려받아져요.
줄마다 계산되는 값
| 칸 | 계산 방법 |
|---|---|
| 근무시간 | (퇴근 − 출근)을 시간으로 바꾼 값 − 휴게 분 ÷ 60, 소수 둘째 자리 반올림 |
| 연장 | 근무시간 − 하루 소정근로(기본 8시간), 0보다 작으면 0 |
| 야간 | 출근부터 퇴근 사이 가운데 22:00~다음 날 06:00에 걸친 시간 |
| 지각 | 출근 시각이 기준 출근 시각보다 1분 넘게 늦으면 ‘지각’ |
퇴근이 출근보다 이른 시각이면 다음 날 퇴근으로 보고 계산해요. 그래서 18:00에 출근해 02:00에 퇴근해도 8시간 근무로 바르게 나와요.
| 예시 | 휴게 | 근무시간 | 연장 | 야간 |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 ~ 18:00 | 60분 | 8.00 | 0 | 0 |
| 13:00 ~ 23:30 | 60분 | 9.50 | 1.50 | 1.50 |
| 18:00 ~ 02:00 | 30분 | 7.50 | 0 | 4.00 |
| 04:00 ~ 12:00 | 60분 | 7.00 | 0 | 2.00 |
야간 시간에서는 휴게를 빼지 않아요. 위 셋째 예시에서 휴게 30분을 밤 11시에 썼다면 실제 야간은 3.5시간이니, 그런 날은 야간 칸을 직접 고쳐 주세요.
월집계와 설정 시트
월집계 시트는 직원마다 출근 칸이 채워진 날 수, 근무·연장·야간 시간 합계, 지각 횟수를 모아요. 지각이 3번 이상이면 빨간 글씨가 돼요. 설정 시트에서 기준 출근 시각, 하루 소정근로, 야간 시작·끝 시각을 바꾸면 모든 줄의 계산이 그 값으로 다시 돼요. 짧은 시간 근무하는 직원이 섞여 있다면 하루 소정근로를 그 사람에 맞게 바꿔야 연장이 바르게 나오지만, 이 값은 모든 직원에게 똑같이 적용돼요.
주의할 점
- 연장은 하루 기준 — 연장 칸은 그날 근무가 소정근로를 넘은 만큼만 세요. 한 주 합계를 따로 보려면 필터로 주를 골라 더해 보세요.
- 개인정보 — 이름과 근무 기록이 담긴 파일이니, 공유 폴더에 둘 때는 관리자만 고칠 수 있게 권한을 나눠 두세요.
- 빈 줄 이어 쓰기 — 주말 근무나 대체 근무는 아래 빈 줄에 날짜와 이름을 적으면 똑같이 계산돼요.
더 궁금한 점
공휴일은 어떻게 빼나요?
미리 채우기는 그해 공휴일 목록을 확인해 그 날짜를 건너뛰어요. 공휴일에 일했다면 빈 줄에 날짜를 적어 더하면 돼요.
출근 시각을 9시처럼 숫자만 적어도 되나요?
출근·퇴근 칸은 시각 형식이라 ‘9:00’이나 ‘09:00’처럼 쌍점을 넣어 적어야 시각으로 읽혀요. ‘9’만 적으면 날짜 수로 읽혀 계산이 엉뚱하게 나올 수 있어요.
직원이 30명을 넘으면요?
설정 시트의 직원 칸과 월집계 줄이 30명까지 준비돼 있어요. 그보다 많다면 부서나 매장별로 파일을 나눠 만드세요.
출퇴근 기록, 왜 남겨야 할까요?
근로시간 기록은 급여(연장·야간 수당) 계산의 근거이고, 근로시간 분쟁이 생겼을 때 사업주와 직원 모두를 지켜 주는 자료예요. 이 기록부는 날짜·이름·출근·퇴근·휴게만 적으면 나머지를 수식으로 계산해요.
계산하는 값
- 근무시간 = 퇴근 − 출근 − 휴게. 자정을 넘겨 퇴근해도 MOD 함수로 정확히 계산돼요.
- 연장 = 하루 8시간(설정에서 변경)을 넘긴 시간. 노란색으로 표시돼요.
- 야간 = 밤 10시~다음 날 오전 6시 사이에 일한 시간. 상시 5인 이상 사업장은 연장·야간·휴일 근로에 통상임금의 50%를 더 줘야 해요.
- 지각 = 기준 출근 시각보다 늦게 출근한 날. 월 3회 이상은 빨갛게 표시돼요.
월집계 시트
직원별 출근일, 근무시간, 연장·야간 시간 합계와 지각 횟수가 SUMIF·COUNTIFS로 모여요. 급여 계산 때 급여 대장의 연장근로시간 칸에 그대로 옮기면 돼요.
주의할 점
휴게시간은 4시간에 30분, 8시간에 1시간 이상 주어야 하고 근무시간에서 빠져요. 야간 시간에서 휴게시간은 빼지 않으니, 야간 중에 휴게를 썼다면 직접 고치세요. 1주 연장근로는 12시간을 넘을 수 없어요(주 52시간). 개인정보가 담긴 파일이니 관리자만 열 수 있게 보관하세요.
자주 묻는 질문
직원이 출근 기록을 직접 적어도 되나요?
돼요. 공유 폴더에 두고 각자 적게 하거나, 관리자가 확인 후 적는 방식 모두 가능해요. 나중에 고친 흔적이 남도록 메모 칸을 활용하세요.
주말 근무는요?
빈 줄에 주말 날짜와 이름을 적으면 똑같이 계산돼요. 휴일 근로 가산은 따로 확인하세요.
반차는 어떻게 적나요?
실제 출퇴근 시각을 적고 메모에 ‘오전 반차’라고 남기세요. 근무시간은 실제 일한 시간으로 계산돼요.