출장 기록·여비 정산표

출장 여비 정산표, 일비와 숙박 상한 계산

이런 분께 맞아요

영업이나 현장 점검으로 한 달에 몇 번씩 출장을 다니는 사람은 정산서를 쓸 때마다 “그때 2박이었나 3박이었나”를 달력과 영수증으로 다시 맞춰 보게 돼요. 회사 정산 시스템에 올리기 전에 내 출장 내역을 한 줄씩 정리해 두는 개인 장부로 쓰면, 시스템에 옮겨 적을 숫자가 이미 맞춰져 있어요. 연말에 한 해 동안 출장비가 어디에 얼마나 들었는지 팀에 보고할 때도 월별 합계 시트를 그대로 붙이면 돼요.

프리랜서가 거래처에 출장비를 청구하기 전에 내역을 정리하는 용도로 써도 돼요. 이때는 일비·식비 단가를 계약서에 정한 금액으로 맞추면 청구서 금액과 같아져요.

사용 방법

1단계단가 넣기

1. 1① 1일 일비는 출장 하루마다 곱해질 금액이에요. 회사 규정의 금액으로 바꿔 넣어요.
2. 2② 1일 식비도 같은 방식으로 일수와 곱해져요.
3. 3③ 숙박 상한은 계산에 쓰이지 않고, 숙박비가 넘었는지 색으로 알려 주는 기준으로만 써요.

2단계파일 받기

1. 4④ 출장 기록, 설정, 월별 합계 세 시트가 들어 있어요. 넣은 단가는 설정 시트에 옮겨져서 나중에 거기서 고쳐도 돼요.
2. 5⑤ ‘연도_출장여비_정산표.xlsx’로 저장돼요.

한 줄이 계산되는 순서

출발일과 복귀일을 모두 넣으면 일수 = 복귀일 − 출발일 + 1이에요. 일비와 식비는 그 일수에 설정 시트의 단가를 곱하고, 합계는 교통비·숙박비·일비·식비·기타를 더해요. 숙박 상한은 1박 상한 × (일수 − 1)로 비교하되, 당일 출장이라도 최소 1박 기준으로 봐요.

빨간색은 경고일 뿐 합계에서 깎지는 않아요. 규정을 넘은 금액을 회사가 얼마나 인정하는지는 규정에 따라 직접 고쳐 적어요.

월별 합계가 묶는 기준

월별 합계 시트는 출발일이 속한 달로 출장을 나눠요. 3월 30일에 떠나 4월 2일에 돌아온 출장은 4일 전부가 3월에 들어가요. 회사가 복귀일 기준으로 정산한다면 이 점을 감안해 월별 숫자를 보세요. 맨 아래 합계 줄은 항목별 비중을 보여 주는 원그래프의 재료가 돼요.

직접 적는 칸과 계산되는 칸

증빙을 ‘없음’으로 고른 줄만 필터로 모아 보면 정산 전에 챙길 영수증 목록이 돼요.

주의할 점

• 일비·식비 칸은 수식이에요. 반일 출장처럼 다른 금액을 줄 때 숫자를 덮어 쓰면 그 줄만 수식이 사라지니, 메모 칸에 이유를 적어 두세요.
• 복귀일을 비워 두면 일수와 일비·식비가 비어요. 출장 중에 미리 적을 때는 예정 복귀일을 넣어 두세요.
• 기록 시트 위쪽 합계 줄은 200줄 전체를 더해요. 필터로 일부만 골라도 이 합계는 바뀌지 않아요.

더 궁금한 점