고객 관리 (CRM) 엑셀

고객 관리 엑셀, 번호 하나로 쌓이는 방문 기록

이런 가게에 맞아요

손님 얼굴은 기억나는데 지난번에 무슨 시술을 했는지, 어떤 향을 싫어했는지가 가물가물할 때가 있어요. 1인 미용실, 네일숍, 꽃집, 반찬가게, 개인 레슨처럼 손님 수가 수백 명 규모이고 한 사람이 여러 번 오는 가게라면, 손님 카드 대신 이 엑셀 두 장으로 방문 이력과 취향 메모를 모아 둘 수 있어요.

예약 앱이나 포스기의 고객 기능은 기기를 바꾸거나 서비스를 해지하면 기록을 옮기기 번거로운데, 엑셀 파일은 내가 들고 다닐 수 있다는 점이 다르죠. 처음 문을 연 가게라면 손님이 쌓이기 전에 번호 붙이는 습관부터 들이기 좋아요.

사용 방법

1단계등급과 ‘오래 안 옴’ 기준 정하기

1. 1① 쉼표로 나눈 등급이 고객 시트 등급 칸의 드롭다운이 돼요.
2. 2② 최근 방문이 이 일수보다 오래된 손님 줄은 글씨가 회색으로 바뀌어요. 비우면 90일이에요.

2단계파일 받기

1. 3③ 고객 시트에는 1번부터 500번까지 번호가 미리 매겨져 있고, 방문 기록 시트는 5,000줄이에요.
2. 4④ ‘가게이름_고객관리.xlsx’로 저장돼요.

번호로 이어지는 계산

방문 기록에 고객 번호를 적으면 이름이 자동으로 채워지고, 고객 시트의 회색 칸 네 개가 그 번호의 기록만 모아 계산해요.

예를 들어 7번 손님 기록이 3월 2일 45,000원, 5월 20일 80,000원, 8월 14일 45,000원이면 첫 방문 3/2, 최근 방문 8/14, 3회, 170,000원이 돼요. 기준이 90일이라면 8월 14일에서 90일째인 11월 12일까지는 검은 글씨이고, 11월 13일부터 회색으로 바뀌어요.

색으로 보이는 두 가지

생일 칸은 날짜 형식이라 연도를 모르면 아무 해나 넣고 월·일만 맞춰도 돼요. 월이 바뀌면 파일을 여는 날에 맞춰 노란 줄도 저절로 바뀌어요.

하루를 마감하며 적는 순서

1. 오늘 온 손님 중 처음 온 사람은 고객 시트 빈 번호 줄에 이름·연락처·수신 동의를 채워요.
2. 방문 기록 시트에 날짜, 고객 번호, 내용, 금액, 담당을 한 줄씩 적어요. 이름 칸이 맞게 뜨는지 눈으로 확인해요.
3. 손님이 한 말 중 다음에 기억할 것(두피가 예민함, 꽃은 노란색 선호 등)은 고객 시트 메모 칸에 덧붙여요.

고객 시트는 이름 열까지 틀이 고정돼 있어서 오른쪽 메모 칸으로 넘어가도 번호와 이름이 계속 보여요.

주의할 점

• 고객 시트 줄을 정렬하거나 지운 뒤 번호를 다시 매기면 과거 방문 기록이 엉뚱한 손님에게 붙어요. 번호는 한 번 주면 끝까지 그 손님 것이에요.
• 방문 횟수와 누적 금액은 이름이 적힌 줄에서만 보여요. 번호만 있고 이름이 빈 줄은 기록이 있어도 빈칸이에요.
• 연락처와 생일은 손님 동의를 받은 범위에서만 적고, 파일에 암호를 걸어 두세요. 수신 동의 칸이 ‘동의’인 손님만 골라 문자를 보내는 습관도 필요해요.

더 궁금한 점