거래처 관리 대장

거래처 관리 대장, 코드로 이어지는 두 시트

이럴 때 쓰기 좋아요

작은 도매업이나 인쇄소, 납품 위주의 공방처럼 거래처가 수십 곳을 넘으면 “이 업체 사업자번호가 뭐였지?”, “올해 이 업체에 얼마 팔았지?” 같은 질문이 하루에도 몇 번씩 나와요. 세금계산서 발행 프로그램이나 은행 앱에서 하나씩 찾는 대신, 업체 정보와 거래 기록을 한 파일에 모아 두면 검색 한 번으로 답이 나와요.

영업 담당자가 바뀌는 시기에 인계 자료로 쓰기에도 좋아요. 거래처 시트를 최근 거래일 순으로 정렬해 넘기면 어떤 업체가 지금도 살아 있는 거래처인지 새 담당자가 바로 알 수 있어요.

사용 방법

1단계줄 수와 코드 머리글 정하기

1. 1① 거래처 줄 수는 10~2,000 사이로 맞춰져요. 앞으로 늘어날 거래처까지 넉넉히 잡아요.
2. 2② 코드 머리글 뒤에 세 자리 번호가 붙어 C001, C002… 순서로 미리 채워져요. 머리글을 ‘K’로 바꾸면 K001부터 시작해요. 999번을 넘으면 C1000처럼 네 자리가 돼요.

2단계파일 받기

1. 3③ 거래처 시트와 거래이력 시트(3,000줄)가 들어 있어요.
2. 4④ ‘회사이름_거래처관리대장.xlsx’로 저장돼요.

코드 하나로 두 시트가 이어져요

거래이력 시트에서 거래처 코드를 고르면 ‘상호 (자동)’ 칸이 거래처 시트에서 같은 코드를 찾아 상호를 가져와요. 반대로 거래처 시트의 누적 매출·누적 매입·최근 거래일은 거래이력에서 그 코드의 줄만 모아 계산해요.

위처럼 적으면 거래처 시트 C001 줄에 누적 매출 2,000,000원, 누적 매입 300,000원, 최근 거래일 2026-10-20이 채워져요. 코드가 거래처 시트에 없으면 상호 칸에 ‘코드 확인’이 떠서 잘못 고른 줄을 찾을 수 있어요.

칸의 종류

거래가 많아질 때

누적 매출·매입과 최근 거래일 수식은 거래이력의 4행부터 3,003행까지만 봐요. 한 해 거래가 3,000줄에 가까워지면 거래이력 시트를 연도별로 나누거나, 수식 안의 3003을 더 큰 숫자로 바꿔야 새 줄이 합계에 들어가요.

주의할 점

• 누적 금액은 상호가 적힌 거래처 줄에서만 계산돼요. 코드만 있고 상호가 빈 줄은 거래가 있어도 빈칸으로 보여요.
• 구분은 ‘매출’ 또는 ‘매입’만 받아요. 반품은 같은 구분에 음수 금액으로 적으면 누적에서 빠져요.
• 거래이력 위쪽 합계는 매출과 매입을 가리지 않고 더한 값이에요. 매출만 보고 싶으면 구분 필터를 건 뒤 상태 표시줄의 합계를 보세요.
• 코드는 거래를 적기 시작한 뒤에는 바꾸지 마세요. 거래처 시트 코드를 고치면 기존 거래이력이 ‘코드 확인’으로 바뀌어요.

더 궁금한 점