학원 수강료 장부

학원 수강료 장부, 미납이 계산되는 방식

이 장부가 필요한 순간

원생이 스무 명을 넘기면 통장 입금 내역만 보고 누가 이번 달을 건너뛰었는지 찾기가 쉽지 않아요. 형제 할인을 받는 아이, 중간에 휴원한 아이, 두 달 치를 한꺼번에 보낸 보호자가 섞이면 더 헷갈리고요. 월말에 보호자에게 안내 문자를 보내기 전, 또는 세무 정리를 앞두고 한 해 수납액을 맞춰 볼 때 이 장부를 펼쳐 두면 확인할 곳이 한 군데로 줄어요.

교습소처럼 혼자 운영하는 곳이라면 학원 관리 프로그램을 따로 구독하지 않고도 수납 관리만큼은 이 파일 하나로 해결할 수 있어요. 파일이 내 컴퓨터에만 있으니 원생 연락처가 외부 서비스에 올라가지 않는다는 점도 장점이에요.

사용 방법

1단계반과 기본 수강료 정하기

1. 1① 반 이름을 쉼표로 나눠 적으면 원생 시트의 ‘반’ 칸 드롭다운 목록이 돼요.
2. 2② 기본 월 수강료는 원생 줄마다 미리 채워 두는 값이에요. 반별로 다르면 파일을 연 뒤 원생 줄에서 고쳐요.

2단계원생 수 정하고 만들기

1. 3③ 원생 수는 명단 줄 수예요. 5~500줄 사이로 맞춰져요. 올해 들어올 원생까지 생각해 넉넉히 잡아요.
2. 4④ 버튼을 누르면 ‘학원이름_수강료장부_연도.xlsx’ 파일이 바로 내려받아져요.

미납 개월과 미납액은 따로 계산돼요

납부 현황 시트는 기준 월(B2 칸)까지의 달만 봐요. 미납 개월은 그중 비어 있는 칸의 개수이고, 미납액은 ‘청구액 × 기준 월 − 납부 합계’예요. 두 값이 다른 기준을 쓰기 때문에 일부만 낸 달은 개월 수에는 잡히지 않고 금액에만 남아요.

기준 월이 4일 때 납부 합계는 560,000원, 미납 개월은 3월 하나뿐이라 1개월, 미납액은 920,000 − 560,000 = 360,000원이에요. 4월 칸은 빨간색으로 칠해지지 않지만 덜 낸 130,000원이 미납액에 들어가 있는 셈이에요.

두 시트가 이어지는 곳

납부 현황의 이름·반·청구액 세 칸은 원생 시트의 같은 순번 줄을 그대로 끌어와요. 그래서 원생 시트에서 줄을 정렬하거나 중간에 끼워 넣으면 이미 적어 둔 월별 금액과 이름이 서로 어긋나요. 새 원생은 항상 명단 맨 아래 빈 줄에 이어 적는 습관을 들이세요.

주의할 점

• 빨간 칸과 미납 인원은 원생 시트의 상태가 정확히 ‘재원’일 때만 세요. 상태 칸을 비워 두면 미납도 0으로 보이니 등록할 때 꼭 골라 주세요.
• 할인이 수강료보다 크면 청구액이 마이너스가 되어 미납액이 0으로 묶여요. 할인 금액은 월 단위로 적어요.
• 기준 월은 파일을 만든 날의 달로 들어가요(다른 연도를 고르면 12). 다음 달로 넘어가면 직접 숫자를 올려야 미납이 새로 잡혀요.
• 이름을 지우면 납부 현황 줄도 비지만 그 줄에 적어 둔 금액은 남아요. 원생을 정리할 때는 상태만 바꾸는 편이 안전해요.

더 궁금한 점