회의록 작성

회의록, 회의가 끝나자마자 정리하는 법

언제 쓰나요

주간 팀 회의, 동아리나 학부모 모임 회의, 아파트 동대표 회의, 프로젝트 킥오프 미팅처럼 결정된 내용과 누가 무엇을 언제까지 할지를 남겨 둬야 하는 회의 뒤에 써요. 회의 중에 메모장에 적어 둔 내용을 칸에 나눠 붙이기만 하면 표지 표, 안건 번호, 결정 사항 글머리, 할 일 표가 갖춰진 문서가 돼요. 참석하지 못한 사람에게 공유하기에도 좋아요.

사용 방법

1단계회의 정보 채우기

1. 1① 회의명은 ‘11월 2주 마케팅팀 주간회의’처럼 날짜나 차수를 넣으면 나중에 파일을 찾기 쉬워요. 파일 이름도 ‘회의록_회의명’으로 저장돼요.
2. 2② 참석자 칸은 한 줄로 길게 적어도 표 안에서 줄이 바뀌어요. 불참자와 사유도 괄호로 함께 적어 두면 기록이 정확해요.

2단계안건·결정·할 일 나눠 적기

1. 3③ 결정 사항은 한 줄에 하나씩 적어요. 문서에는 줄마다 ‘•’ 글머리가 붙어요.
2. 4④ 할 일은 ‘담당 | 할 일 | 기한’ 순서로 한 줄씩 적으면 세 칸짜리 표가 돼요. 할 일 칸을 비우면 ‘4. 할 일’ 부분이 통째로 빠져요.

3단계파일 골라 받기

1. 5⑤ 참석자 서명을 받거나 내용을 덧붙일 계획이면 워드(docx)로, 그대로 공유할 거라면 PDF로 받아요.
2. 6⑥ 미리보기에서 안건 번호와 할 일 표가 제대로 나왔는지 확인해요.

칸마다 문서에서 바뀌는 모양

논의 내용 칸은 번호를 자동으로 붙이지 않아요. 안건 번호와 맞춰 ‘1.’, ‘2.’처럼 직접 적어 두면 어떤 안건의 논의인지 읽는 사람이 따라가기 쉬워요. 안건과 결정 사항 칸의 빈 줄은 무시되지만, 논의 내용 칸의 빈 줄은 PDF에서 그대로 한 줄 간격으로 남아요.

좋은 회의록의 기준

• 논의 내용은 누가 무슨 말을 했는지보다 어떤 선택지가 있었고 왜 하나로 모였는지를 적어요. 기본 예시의 ‘쿠폰 10%와 15% 중 15% 안으로 의견이 모임’처럼요.
• 결정 사항에는 숫자와 날짜를 남겨요. ‘프로모션 진행’보다 ‘12/1~12/24, 쿠폰 15%’가 다음 회의에서 다시 묻지 않게 해 줘요.
• 할 일은 담당자 한 명과 기한을 꼭 붙여요. 담당이 둘이면 주 담당을 앞에 적어요.

회의 전에 미리 채워 둘 칸

회의명, 일시, 장소, 참석 예정자, 안건은 회의 전에 채워 둘 수 있어요. 회의 중에는 논의 내용과 결정 사항만 적고, 끝난 직후 할 일 표를 정리하면 기억이 생생할 때 마무리돼요. 다음 회의 칸에 날짜를 적어 두면 표 맨 아래 줄에 함께 나와 다음 일정을 따로 공지하지 않아도 돼요.

주의할 점

• PDF는 쪽 아래에 가까워지면 자동으로 다음 쪽으로 넘어가요. 할 일 표가 시작할 자리가 쪽 아래쪽이면 표를 다음 쪽 맨 위에서 시작해요.
• 워드 파일에서는 논의 내용이 줄마다 따로 들여 쓴 문단이 되고, 결정 사항은 워드의 글머리 기호 목록이 돼요. 받은 뒤 서식을 고치기 쉬운 모양이에요.

더 궁금한 점