재직증명서 양식

재직증명서, 발급 전에 확인할 것

언제 쓰나요

직원이 은행 대출, 전세자금 심사, 비자 신청, 어린이집 입소 서류로 재직증명서를 달라고 할 때 회사 쪽에서 만드는 양식이에요. 급여 프로그램이나 인사 시스템이 없는 작은 사무실, 가게, 개인사업장에서 특히 쓸모가 있어요. 금융기관 제출용처럼 자주 쓰는 용도는 목록에서 바로 고를 수 있어요.

사용 방법

1단계재직 사항 넣기

1. 1① 입사일을 넣으면 재직 기간이 ‘입사일 ~ 현재’로 적히고, 발급일까지의 기간이 괄호로 붙어요.
2. 2② 담당 업무는 표의 한 칸에 들어가니 한 줄로 짧게, 부서·직위와 겹치지 않는 핵심만 적어요.

2단계용도 고르기

1. 3③ 금융기관, 관공서, 비자 신청, 어린이집, 대출 신청 가운데 고를 수 있어요.
2. 4④ 목록에 없는 용도는 선택 칸에서 ‘직접 입력’을 고른 뒤 이 칸에 적어요. 목록에서 용도를 고른 상태라면 이 칸의 글은 쓰이지 않아요.

3단계미리보기 확인하고 받기

1. 5⑤ A4 한 장짜리 PDF를 받아 인쇄하거나 메일로 보내요.
2. 6⑥ 미리보기 맨 아래에 회사 연락처와 ‘이 증명서의 진위는 발급 회사에 확인하세요’ 문구가 들어갔는지 봐요.

재직 기간 표시 방식

재직증명서의 기간은 입사일부터 발급일까지를 년과 개월로만 나타내고, 남는 날수는 적지 않아요. 한 달이 안 되면 ‘0개월’로 나와요. 퇴사한 직원의 경력증명서가 일 단위까지 적는 것과 다른 점이에요.

대출 심사처럼 ‘재직 1년 이상’ 같은 조건이 걸린 서류라면 발급일을 언제로 하느냐에 따라 숫자가 달라질 수 있으니, 실제로 발급하는 날짜를 넣어요. 발급일을 미래 날짜로 앞당겨 적으면 사실과 다른 증명이 돼요.

문서에 고정된 문장

• 제목 ‘재 직 증 명 서’와 맺음 문장 ‘위 사람은 위와 같이 본사에 재직하고 있음을 증명합니다.’는 고칠 수 없어요. 퇴사한 직원이라면 경력증명서 양식을 쓰세요.
• 재직 기간의 끝은 항상 ‘현재’로 적혀요. 휴직 중이거나 퇴사 예정인 직원이라면 그 사실을 어떻게 적을지 제출처에 먼저 물어보는 편이 좋아요.
• 부서와 직위는 ‘마케팅팀 · 대리’처럼 한 칸에 이어서 들어가요.

주의할 점

• 표의 항목 이름은 ‘성 명’, ‘회 사 명’처럼 글자 사이를 띄워 칸 너비에 맞춘 모양이에요. 이 부분은 고칠 수 없어요.
• 회사 연락처를 비워도 맨 아래 안내 문장은 남고 번호 자리만 빈칸이 돼요. 진위 확인 전화를 받을 번호를 꼭 적어 두세요.
• 생년월일과 주소는 직원 본인 확인용이에요. 제출처가 요구하지 않는다면 주소 칸을 비워 개인정보 노출을 줄일 수 있어요.
• 직인 이미지는 대표자 이름 옆 ‘(인)’ 위치에 가로세로 22mm로 놓여요. 흰 배경 JPG는 글자를 가릴 수 있어 투명 PNG가 나아요.
• 발급 번호는 왼쪽 위에 작게 찍히니 발급 대장 번호와 맞춰 두세요.

더 궁금한 점