경력증명서 양식

경력증명서를 발급하는 쪽이 알아 둘 것

언제 쓰나요

퇴사한 직원이 이직할 회사에 낼 서류를 요청하거나, 공공기관 채용·자격시험·호봉 산정에 경력 확인이 필요하다며 연락해 올 때 인사 담당자나 작은 가게 사장님이 쓰는 양식이에요. 전용 인사 시스템이 없는 사업장에서 근무 기록을 보며 한 장짜리 증명서를 바로 만들 수 있어요.

직원 본인이 직접 작성해 회사 이름으로 내는 용도는 아니에요. 발급 주체는 언제나 회사예요.

사용 방법

1단계근무 기간 넣기

1. 1① 입사일은 인사 기록이나 4대 보험 취득일과 맞춰 넣어요.
2. 2② 아직 다니는 직원이면 퇴사일을 비워요. 그러면 문서에 ‘현재 재직 중’이 적히고, 기간은 발급일까지로 계산돼요.

2단계이력과 용도 적기

1. 3③ 한 줄에 ‘기간 | 부서 | 직위 | 담당 업무’ 순서로 적어요. 세로 막대 대신 탭으로 나눠도 돼요. 다섯 번째 칸부터는 문서에 들어가지 않아요.
2. 4④ 용도는 직원이 말한 제출처를 그대로 적어요. 예를 들면 ‘취업 제출용’, ‘호봉 산정용’처럼요.

3단계직인 넣고 확인하기

1. 5⑤ 직인 이미지는 대표자 이름 옆 ‘(인)’ 자리에 가로세로 22mm로 겹쳐져요. 배경이 투명한 PNG가 자연스러워요.
2. 6⑥ 미리보기에서 근무 기간 옆 괄호 속 기간과 이력 표의 줄 수를 확인해요.

경력 기간은 이렇게 계산돼요

입사일과 퇴사일을 모두 근무한 날로 쳐서, 퇴사일 다음 날까지의 차이를 년·개월·일로 나타내요. 0인 단위는 적지 않아서 딱 떨어지는 기간은 ‘8년’처럼 짧게 나와요.

제출처마다 경력을 개월 수로 다시 세거나 일정 기간 미만은 빼기도 해요. 그 기준은 받는 곳의 공고를 따르세요.

법에서 정한 발급 의무

근로자는 퇴직한 뒤에도 회사에 이런 증명서를 청구할 수 있고, 회사는 사실대로 적어 즉시 내줘야 해요(근로기준법 제39조). 시행령은 계속해서 30일 이상 일한 근로자가 퇴직 후 3년 안에 청구할 수 있다고 정해요(근로기준법 시행령 제19조). 이 내용은 일반 안내이고 법률 자문이 아니에요.

주의할 점

• 근무 기간 표에는 입사일과 퇴사일이 ‘2019년 1월 2일’처럼 한글 날짜로 적혀요. 이력 표의 기간 칸은 적은 글자 그대로라 ‘2019.01 ~ 2021.12’처럼 짧게 써도 돼요.
• 끝맺음 문장은 ‘근무하였음을 증명합니다’로 고정돼 있어요. 재직 중인 직원에게 지금 다닌다는 사실만 확인해 주려면 재직증명서가 더 알맞아요.
• 직원이 요청하지 않은 연봉, 퇴사 사유, 근무 평가는 적지 않아요. 담당 업무도 인사 기록에 있는 범위에서만 적으세요.
• 사업자등록번호를 비우면 회사명 뒤 괄호가 통째로 빠져요.
• 직인 이미지를 올리지 않으면 ‘(인)’ 글자만 남아요. 인쇄한 뒤 실제 도장을 찍어 발급하는 방식도 많이 써요.
• 발급 번호는 문서 왼쪽 위에 작게 찍혀요. 같은 번호를 두 사람에게 쓰지 않도록 발급 대장과 맞춰 주세요.

더 궁금한 점