물품 대장 (비품 관리)

물품 대장, 번호와 색 표시가 정해지는 규칙

이럴 때 써요

사무실을 옮기거나 담당자가 바뀔 때, 연말에 자산 현황을 보고해야 할 때, 감사에서 “이 노트북은 누가 쓰고 있나요?”라는 질문을 받을 때 물품 대장이 있으면 답이 빨라져요. 작은 회사나 학교 부서, 교회, 동아리방처럼 전산 자산 관리 프로그램을 따로 두기 어려운 곳에서 비품을 한 줄씩 정리하는 데 맞춘 양식이에요.

번호 라벨을 붙여 두면 재물 조사 때 대장을 들고 다니며 하나씩 대조할 수 있고, 위치·담당자가 바뀌면 그 칸만 고치면 돼서 관리 부담이 크지 않아요.

사용 방법

1단계번호 머리글과 줄 수 정하기

1. 1① 머리글 뒤에 일련번호가 붙어요. ‘HL-’이면 HL-001, HL-002…처럼 채워져요.
2. 2② 줄 수는 10~3,000 사이로 맞춰져요. 줄 수가 1,000 이상이면 번호도 HL-0001처럼 네 자리가 돼요.

2단계위치·분류 정하고 받기

1. 3③ 쉼표로 나눈 위치가 대장의 위치 드롭다운이 되고, 집계 시트에 위치별 줄이 생겨요.
2. 4④ 분류도 마찬가지로 드롭다운과 분류별 집계 줄이 돼요.
3. 5⑤ 물품 대장과 집계 두 시트가 든 ‘대장이름.xlsx’가 저장돼요.

자동으로 계산되는 칸

경과 연수는 날짜가 지나며 저절로 늘어나요. 예를 들어 2021년 3월 2일에 산 노트북은 2026년 11월 10일 기준으로 5년이에요. 내용연수 칸에 5를 적어 두었다면 경과 연수가 내용연수 이상이 되어 줄이 노랗게 바뀌어요.

색이 정해지는 우선순위

불용으로 바꾼 물품은 내용연수가 지나도 노랗게 바뀌지 않고 회색으로만 남아요. 상태는 사용·보관·수리·불용·폐기 다섯 가지만 받아요.

집계 시트가 빼는 것

집계 시트는 위치별·분류별로 수량과 금액을 더하되 상태가 불용이나 폐기인 줄은 빼요. 보관 중인 물품은 포함돼요. 반대로 대장 맨 위 합계 줄은 상태를 가리지 않고 모두 더하기 때문에, 두 숫자가 다르면 그 차이가 불용·폐기 물품의 몫이에요.

재물 조사하는 날의 순서

1. 대장을 위치 열로 정렬하거나 필터를 걸어 방 하나씩 인쇄해요. 인쇄는 가로 방향이고 제목 줄이 장마다 반복돼요.
2. 방을 돌며 라벨 번호와 대장 줄을 맞춰 보고, 없는 물품은 비고에 표시해요.
3. 사무실로 돌아와 자리를 옮긴 물품은 위치와 담당자를, 찾지 못한 물품은 상태를 고쳐요. 회색이 된 줄은 집계에서 바로 빠져요.

주의할 점

• 위치나 분류를 대장에서 목록 밖 이름으로 적으면 집계 시트에 그 줄이 없어서 합계에서 빠져요.
• 수량을 여러 개로 묶은 줄은 일부만 고장 나도 상태를 하나만 고를 수 있어요. 상태가 갈리면 줄을 나눠 번호를 따로 주세요.
• 관리번호 칸은 값으로 채워져 있어 정렬해도 물품과 함께 움직여요. 번호를 다시 매기지는 마세요. 라벨과 어긋나요.

더 궁금한 점