경위서·시말서 작성 (양식 채우기 PDF)

문서 종류

제출처

소속

직위

성명

제출일

사건 일시

장소

제목 (한 줄)

경위 (있었던 일, 시간 순서대로)

원인

재발 방지 대책

경위서·시말서·사유서, 무엇이 다른가요

언제 쓰나요

회사에서 업무 실수나 사고가 생겨 경위를 서면으로 내라는 요청을 받았을 때, 지각이나 결근 사유를 문서로 설명해야 할 때, 학교나 단체에서 있었던 일을 정리해 제출해야 할 때 써요. 무엇을 써야 할지 막막할 때 칸을 따라 일시, 장소, 경위, 원인, 대책을 차례로 채우면 문서 종류에 맞는 맺음 문장과 서명란이 붙은 A4 문서가 돼요.

사용 방법

1단계문서 종류 고르기

① 경위서, 시말서, 사유서 가운데 회사가 요청한 문서를 골라요. 제목 글자, 세 번째 항목 이름, 맺음 문장이 바뀌어요.
② 제출처는 문서 맨 아래에 ‘○○ 귀하’로 들어가요. 회사 이름과 받는 사람 직함을 함께 적어요.

2단계일시와 경위 적기

③ 사건 일시는 글자로 적는 칸이라 ‘11월 5일(목) 오후 3시경’처럼 정확히 모르는 부분은 ‘경’, ‘무렵’을 붙여 적을 수 있어요.
④ 경위는 시간 순서대로, 누가 무엇을 했는지 사실만 적어요. 감정이나 다른 사람 탓은 빼는 편이 읽는 사람에게 신뢰를 줘요.

3단계원인·대책 넣고 받기

⑤ 원인과 대책은 짧고 구체적으로 적어요. 비워 둔 항목은 문서에서 제목까지 빠져요.
⑥ 미리보기에서 맺음 문장과 작성자 서명란, 제출처가 맞는지 확인해요.

문서 종류별로 달라지는 곳

부분	경위서	시말서	사유서
제목	경 위 서	시 말 서	사 유 서
세 번째 항목	3. 향후 대책	3. 반성 및 재발 방지 대책	3. 향후 대책
맺음 문장	위 내용은 사실과 다름이 없음을 확인합니다.	위와 같이 본인의 잘못을 깊이 반성하며, 다시는 같은 일이 생기지 않도록 하겠습니다.	위와 같은 사유가 있었음을 말씀드립니다.

경위서는 있었던 일을 설명하는 데 무게가 있고, 시말서는 잘못을 인정하고 다짐하는 문장으로 끝나요. 회사가 어떤 문서를 요청했는지 먼저 확인하고, 잘잘못이 아직 정해지지 않은 일이라면 사실 설명 위주인 경위서가 맞는지 확인해 보세요.

문서 안의 배치

위쪽 표: 소속·직위, 성명·제출일, 일시·장소, 제목 네 줄
본문: 1. 경위, 2. 원인, 3. 대책이 차례로, 줄 간격을 넓혀서
아래쪽: 맺음 문장, 제출일, ‘작성자 소속 직위 성명 (서명 또는 인)’, 제출처 귀하

본문이 짧아도 맺음 문장과 서명란은 종이 아래쪽 정해진 높이부터 시작해서 문서가 위로 몰려 보이지 않아요.

칸마다 쓰는 요령

칸	이렇게 써요	피하면 좋은 표현
제목	‘출고 상품 수량 착오에 관한 건’처럼 무슨 일인지 한 줄로	‘죄송합니다’ 같은 감정 표현
경위	날짜·시각, 한 일, 알게 된 때, 바로 한 조치를 순서대로	‘어쩌다 보니’, ‘원래 다들 그렇게’
원인	지키지 못한 절차나 확인 단계를 구체적으로	‘부주의로’ 한 마디만
대책	앞으로 바꿀 행동을 확인할 수 있는 모양으로	‘더 열심히 하겠습니다’만

기본 예시처럼 ‘출고 전 지시서와 실물 수량을 동료와 두 번 대조하고 대조자 서명을 남기겠습니다’라고 쓰면, 다음에 같은 일이 생기지 않게 무엇을 할지 읽는 사람이 바로 알 수 있어요.

주의할 점

사실과 다른 내용, 확인하지 못한 추측은 쓰지 않아요. 기억이 정확하지 않은 부분은 ‘정확한 시각은 확인 중’처럼 그대로 밝혀요.
다른 사람의 이름이나 개인 정보는 꼭 필요한 만큼만 적어요.
징계나 법적 다툼으로 이어질 수 있는 일이라면, 문서를 내기 전에 노무 상담 창구에 먼저 물어보는 것도 방법이에요. 이 설명은 법률 자문이 아니에요.

더 궁금한 점

경위가 길면 두 쪽이 되나요?

이 양식은 다음 쪽으로 넘기지 않아서, 글이 아주 길면 아래 맺음 문장과 서명란이 종이 밖으로 밀릴 수 있어요. 경위는 핵심 사실 위주로 열 줄 안팎에 담는 편이 좋아요.

이미지로 받을 수 있나요?

‘이미지’ 버튼을 누르면 미리보기와 같은 한 장이 PNG로 저장돼요. 메신저로 먼저 확인받을 때 쓰고, 제출은 PDF나 인쇄본으로 하세요.

파일 이름은 어떻게 저장되나요?

‘경위서_박도윤.pdf’처럼 문서 종류와 성명을 이어 저장돼요.

경위서와 시말서는 무엇이 다를까

경위서는 사고나 문제가 생겼을 때 ‘언제, 어디서, 무엇이, 어떻게’ 일어났는지 사실을 설명하는 문서예요. 잘못이 누구에게 있는지와 상관없이 상황 보고 목적으로 써요. 시말서는 본인의 잘못을 인정하고 반성과 재발 방지를 약속하는 문서로, 회사의 징계 절차에서 쓰이는 경우가 많아요. 사유서는 지각·결근·기한 초과처럼 어떤 일이 생긴 이유를 설명하는 짧은 문서예요. 이 도구는 문서 종류를 고르면 제목과 마무리 문구가 맞게 바뀌어요.

잘 쓰는 요령

시간 순서대로, 사실만 — 날짜와 시각, 숫자(수량·금액)를 구체적으로 적고, 추측이나 다른 사람 탓은 빼요. 사실이 확인되지 않은 부분은 ‘확인 중’이라고 적어요.
원인은 한두 문장 — 절차를 지키지 않았는지, 시스템 문제였는지 핵심만 적어요.
대책은 실천할 수 있게 — ‘더 주의하겠습니다’보다 ‘출고 전 두 번 대조하고 서명을 남기겠습니다’처럼 행동으로 적어야 신뢰를 얻어요.
한 장 안에 — 길면 오히려 핵심이 흐려져요. 이 양식은 A4 한 장에 맞춰져 있어요.

알아 두면 좋은 점

시말서는 본인의 잘못을 인정하는 내용이라 징계나 분쟁에서 불리한 자료가 될 수 있어요. 사실관계가 다르거나 억울한 부분이 있다면 시말서 대신 사실 위주의 경위서를 쓰고, 다툼이 생긴 경우 노무사나 고용노동부(국번 없이 1350) 상담을 받아 보세요. 회사가 정한 양식이 있다면 그 양식을 우선 쓰고, 이 도구는 양식이 없을 때 참고용으로 쓰세요.

미리보기로 확인하세요

오른쪽 미리보기에서 한 장 안에 들어가는지 확인한 뒤 PDF로 받으세요. 경위가 길면 날짜·사실·조치 순서로 문장을 나누면 읽기 쉬워져요.

자주 묻는 질문

사건 일시를 정확히 모르겠어요.

‘오후 3시경’처럼 대략적인 시간을 적고, 기록(출고 시스템, 메신저)으로 확인할 수 있으면 확인한 시간을 적으세요.

손으로 서명해야 하나요?

출력해 서명하거나 도장을 찍어 내는 게 일반적이에요. 전자 제출이라면 ‘PDF 서명 넣기’로 서명 이미지를 붙일 수 있어요.

학교에서도 쓸 수 있나요?

제출처와 소속을 학교·학년 반으로 바꾸면 돼요. 학교 지정 양식이 있으면 그 양식을 먼저 확인하세요.