이메일 서명 만들기

메일마다 붙는 작은 명함

이메일 서명은 메일 끝에 자동으로 붙는 이름과 연락처예요. 받는 사람이 회신하거나 전화할 때 바로 찾을 수 있게 하고, 회사·단체를 알리는 역할도 해요. 이 도구는 이름, 직함, 회사, 연락처, 웹사이트, 주소를 넣으면 세 가지 모양 중 하나로 서명을 만들고, 메일 프로그램에 붙여 넣을 수 있게 복사해 줘요.

메일 프로그램에 넣는 법

• 지메일 — ‘서명 복사’를 누른 뒤, 지메일 설정의 일반 탭에서 서명 칸으로 내려가 새 서명을 만들고 붙여 넣은 다음 설정을 저장해요. 지메일 서명은 최대 10,000자(영문 기준)까지 들어가서, 아래에 HTML 글자 수를 함께 보여 줘요.
• 아웃룩 — 설정에서 ‘서명’ 메뉴를 찾아 새 서명을 만들고 붙여 넣어요.
• 네이버 메일 등 — 서명 설정 화면이 HTML 편집을 지원하면 ‘HTML 코드 복사’로, 아니면 ‘서명 복사’로 붙여 넣어요.

메뉴 이름은 프로그램 버전마다 조금씩 달라요. 붙여 넣은 뒤에는 꼭 자기 자신에게 테스트 메일을 보내 휴대폰과 PC에서 어떻게 보이는지 확인하세요.

왜 표와 인라인 스타일인가요

많은 메일 프로그램이 웹페이지의 스타일시트(CSS)나 바깥 글꼴을 지워 버려요. 그래서 이 도구는 오래전부터 메일에서 잘 보이는 방식인 표(table)와 각 글자에 직접 붙인 스타일만으로 서명을 만들고, 글꼴은 윈도우·맥에 기본으로 있는 맑은 고딕·애플 SD 고딕으로 지정해요. 전화번호는 휴대폰에서 누르면 바로 걸리도록 tel: 링크로, 이메일은 mailto: 링크로 들어가요.

로고나 사진은 메일에 파일로 붙지 않기 때문에, 홈페이지나 클라우드에 올려 둔 이미지의 공개 주소(https)를 넣어야 해요. 다른 회사·기관의 로고는 허락 없이 쓰지 마세요. 적은 내용은 브라우저 안에서만 쓰이고 서버로 보내지 않아요.

참고한 자료

• Gmail에 Google Workspace 사용자 서명 설정하기 — Google Workspace 관리자 도움말 (서명 10,000자 한도)