AI로 공문 다듬기

AI는 공문 규칙을 틀리게 기억할 수 있어요. 규칙은 질문에 직접 적어 주는 게 안전해요.

입력한 내용은 서버로 보내지 않아요. 만든 질문은 내가 직접 복사해 AI에 붙여 넣어요

공문 다듬기에 AI를 쓰는 법

공문은 정해진 표기 규칙이 있고 문장이 간결해야 해서, 초안을 쓴 뒤 다듬는 데 시간이 많이 들어요. 챗GPT나 클로드에 초안을 넣고 표기 규칙과 문장 정리를 부탁하면 빠르게 손볼 수 있어요. 다만 AI가 기억하는 공문 규칙은 틀릴 수 있어서, 위 질문 틀은 규칙을 질문에 직접 적어 주도록 만들었어요.

질문에 들어가는 표기 규칙

「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」 제2조는 문서의 항목 기호를 1. → 가. → 1) → 가) → (1) → (가) → ① → ㉮ 순서로 쓰도록 정하고 있어요. 날짜는 숫자로 쓰되 연·월·일 글자를 빼고 그 자리에 온점을 찍으며, 시간은 24시각제로 쓰고 시·분 사이에 쌍점을 찍는다는 규칙은 같은 「규정」 제7조에 있어요. 위 도구는 ‘공문서 표기 규칙’을 체크하면 이 내용을 질문에 넣어요. 기관마다 세부 서식이 다를 수 있으니 소속 기관의 편람·지침을 우선하세요.

내용은 바꾸지 않게

AI는 문장을 다듬다가 날짜나 대상을 바꾸거나, 없던 문의처를 지어 넣기도 해요. 그래서 질문에 “내용은 바꾸지 마세요”와 “바꾼 부분 목록”을 넣었어요. 목록을 보면 무엇이 달라졌는지 바로 확인할 수 있어요. 빠진 정보는 AI가 채우지 않고 “빠졌다”고만 알려 주게 했어요.

보안이 먼저예요

공공기관 업무에 AI를 쓸 때는 소속 기관이 허용한 서비스인지, 넣으면 안 되는 정보가 무엇인지 먼저 확인해야 해요. 비공개 문서나 개인정보는 넣지 말고, 공개해도 되는 초안 수준만 넣으세요. 자세한 내용은 공공기관 AI 보안 주의점을 참고하세요. 표기 규칙만 맞추고 싶다면 AI 없이 공문 서식 맞추기 도구를 써도 돼요.

참고한 자료

자주 묻는 질문

AI가 고친 항목 기호가 우리 기관 양식과 달라요.

기관 편람이 우선이에요. 질문의 [표기 규칙]에 우리 기관 양식을 직접 적어 넣고 다시 요청하세요.

공문 전체를 AI에게 새로 쓰게 해도 되나요?

초안 작성도 가능하지만, 근거 법령·숫자·일정은 담당자가 확인해야 해요. AI가 법령 조항이나 날짜를 지어낼 수 있으니 반드시 원문과 대조하세요.

‘끝.’은 어디에 붙이나요?

본문이 끝나면 한 칸 띄우고 ‘끝.’을 써요. 붙임이 있으면 붙임 표시 다음에 써요. 세부 사항은 기관 편람을 확인하세요.